1. Identification du poste: Assistant-e de coordination du service des relations internationales

2. Positionnement du poste: Responsable: Responsable du service des relations internationales

Collaborateur-trice-s: -

3. Titulaire et taux d’activité: 100%

4. Mode de remplacement: Le/la titulaire remplace: ……

Le/la titulaire est remplacé-e par: …..

Mission générale

1. Contribuer au bon fonctionnement du service des relations internationales par la prise en charge de tâches de coordination et d’administration.

2. Contribuer à une bonne circulation des informations et de la documentation entre le service de relations internationales et les autres services et avec les partenaires institutionnels en Suisse.

3. Participer aux démarches de gestion de la qualité des programmes, projets et envois de personnes.

4. Assurer des tâches d'appui administratif et de suivi projets selon les besoins exprimés et validés.

Délégation de compétences spécifiques

- Aucune

Description du poste

Coordination du service:

· Assurer le secrétariat du groupe Régions et du groupe de travail Projets (KPPM).

· Assurer le suivi administratif des dossiers concernant les partenaires institutionnels de financement de projets (PPP, DDC, STM, FEDEVACO, UNITE,…).

Appui aux régions

· Participer à l'élaboration des dossiers de programmes, de projets et d’envoyés:

o Veiller au respect du calendrier de production et de circulation des documents relatifs aux projets et programmes,

o Avec les secrétaires exécutifs régionaux, préparer les rapports d’activités et financiers et les dossiers de financements selon les modalités prévues par les partenaires: appui à la rédaction, vérification des contenus, mise en forme, lecture finale,

o Participer à l’élaboration des outils de suivi des projets-programmes et les tenir à jour.

· Participer au suivi des envoyés:

o Assurer la production, l’appréciation et la transmission des lettres circulaires et des rapports, en collaboration avec les secrétaires exécutifs régionaux,

o Participer aux entretiens de suivi des envoyés M et LT en assurant la prise de notes.

· Assurer un suivi intérimaire lors des voyages et congés des Secrétaires exécutifs régionaux: suivi de correspondance et gestion déléguée de dossiers.

· Préparer les invitations et soirées groupes amis Rwanda, Cameroun,….

· Se maintenir informé des activités du secrétariat, des partenaires et de leur environnement.

Appui administratif et autres services

· Participer aux remerciements des dons.

· Répondre aux demandes de financements diverses (hors partenariats).

· Assurer, selon demandes, la traduction de documents.

· Classer, numériser, archiver les dossiers des projets, des ancien-ne-s envoyé-e-s et des partenariats.

Chaque collaborateur-trice a la responsabilité de participer aux colloques du personnel et de poursuivre une formation continue ou un perfectionnement professionnel.

Approbation par (nom, date, signature): Le/la responsable direct-e: Le/la titulaire: Jean-Daniel Peterschmitt

Le/la responsable RH:  Laurent Venezia

Profil de la candidature

- Formation universitaire ou jugée équivalente.

- Bonne connaissance des outils de planification de projets et en informatique.

- Très bonne connaissance du français et de l’allemand et bonne connaissance de l’anglais. La maîtrise du portugais et/ou de l’espagnol est un atout.

- Capacité de synthèse et bonnes compétences rédactionnelles.

- Autonomie dans le suivi, le traitement et le classement de dossiers.

- Bonnes capacités de réflexion et de communication et de prise d’initiatives dans un esprit d’équipe.

- Intérêt pour la mission et l’environnement institutionnel de DM-échange et mission .

- Une expérience dans le domaine de la coopération au développement ou de vie et de travail dans un pays étranger, serait un atout.